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Comment devenir secrétaire ?
Pour assurer son bon fonctionnement, une organisation a besoin d’un professionnel aux compétences clés : le ou la secrétaire. Étant le premier interlocuteur avec le public, il exécute des tâches multiples et occupe une fonction stratégique centrale. Le métier de secrétaire vous intéresse ? Missions, salaire, formations, qualités indispensables… Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour devenir secrétaire.
Quelles sont les missions d’un·e secrétaire ?
Le métier de secrétaire étant vaste, les missions varient largement selon la structure et le secteur d’activité. Au quotidien, ce professionnel est habituellement amené à :
S’occuper des tâches administratives
Rédiger des comptes-rendus, des notes de service ou des lettres officielles peut également être demandé. Trier et classer des documents en tout genre tels que les mails, les courriers et les dossiers confidentiels.
Accueillir et informer les visiteurs
Il/elle gère un standard téléphonique, répond aux mails et aux appels et oriente vers les interlocuteurs adéquats. Selon sa structure, il peut aussi s’occuper de l’accueil physique du public.
Gérer des plannings
De par sa position clé, il/elle possède une vision d’ensemble sur sa structure et organise les réunions, les colloques et les déplacements pour son responsable hiérarchique ou l’équipe.
Quels sont les diplômes et formations pour devenir secrétaire ?
Les postes de secrétaire sont généralement accessibles à partir du niveau bac+2 et bac +3. Par ailleurs, la plupart des formations peuvent être effectuées dans le cadre d’une alternance. L’intérêt ? De mettre ses connaissances en pratique et d’enrichir son réseau professionnel. En France, plusieurs cursus permettent de devenir secrétaire. Tour d’horizon.
Niveau baccalauréat
- Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités.
- Bac technologique STMG (Sciences et technologies du management et de la gestion).
Niveau bac +2
- BTS gestion de la PME.
- BTS comptabilité et gestion (CG).
- BTS support à l’action managériale.
- BTS Management commercial opérationnel (MCO).
Niveau bac +3
- BUT gestion administrative et commerciale des organisations (GACO).
- BUT gestion des entreprises et des administrations.
- Licence pro mention métiers de la GRH.
- Licence pro mention management et gestion des organisations.
- Licence pro mention métiers de la gestion et de la comptabilité.
- Licence Administration et Gestion des Entreprises (AGE).
Les formations pour devenir secrétaire spécialisée
Vous souhaitez exercer dans un secteur précis ? Certains organismes privés proposent des formations spécifiques en secrétariat médical ou juridique notamment. Attention : il ne s’agit pas de diplômes nationaux, mais de certificats d’établissement. Pour plus de sûreté, privilégiez une formation reconnue par l’État (inscrite au RNCP).
Les compétences et qualités requises pour ce poste
Le métier étant recherché par un large éventail d’entreprises, devenir secrétaire est l’assurance de trouver un travail rapidement, notamment si vous possédez les bonnes compétences. Pour remplir cette fonction, certaines qualités sont fortement appréciées comme :
La polyvalence et l’autonomie
Rédaction, planification, accueil, gestion de projets : dans ce métier, il n’y a pas de place à l’ennui ! C’est pourquoi l’adaptabilité et le sens de l’organisation sont des compétences fortement demandées par les recruteurs.
La réactivité et le sens du détail
Être disponible et rigoureux est capital pour réussir à répondre aux demandes urgentes, gérer toutes les sollicitations et retenir les informations importantes.
L’aisance à l’écrit et à l’oral
Être secrétaire, c’est exercer un métier humainement riche où il est nécessaire de communiquer avec des interlocuteurs variés (clients, partenaires commerciaux, responsables, membres de l’entreprise…) à l’écrit comme à l’oral. De bonnes capacités rédactionnelles couplées à une attitude souriante feront toute la différence !
La maîtrise des outils informatiques
Pour mener à bien les missions, la maîtrise d’outils bureautiques comme Word, PowerPoint et Excel est essentielle. La connaissance d’appareils comme la photocopieuse et l’imprimante constitue également un atout.
Bon à savoir : selon l’environnement de travail, la maîtrise de l’anglais voire d’une troisième langue est un plus.
Dans quelles structures exercer le métier de secrétaire ?
Un·e secrétaire peut évoluer dans n’importe quel secteur d’activité et types de structures. Des petites et moyennes entreprises aux groupes internationaux en passant par des établissements médico-sociaux ou des administrations : tout est possible !
Rémunération et perspectives professionnelles
Le salaire d’un·e secrétaire dépend de facteurs variés comme le niveau d’étude, l’expérience ou encore la spécialisation (médicale, comptable, etc.). En moyenne, sa rémunération est estimée à :
- entre 1 800 € et 2 000 € mensuelle brute pour les personnes débutantes
- jusqu’à 2 700 € pour les personnes confirmées
Les entreprises ayant des besoins très vastes, le métier de secrétaire permet d’apprendre constamment et de se forger une expérience précieuse au contact d’expert.e.s. Il s’agit d’une fonction stimulante et gratifiante, où l’on se sent véritablement utile. De plus, elle offre une multitude de possibilités d’évolution.
Pour commencer, il est possible de se spécialiser pour être secrétaire juridique, secrétaire médicale, secrétaire pharmaceutique, secrétaire commerciale ou encore secrétaire comptable. Les missions sont alors plus spécifiques et exigent de connaître le secteur. Pour s’orienter vers un nouveau domaine, des formations de niveau bac+2 existent comme :
- BTS notariat.
- DUT TC pour devenir secrétaire commerciale.
- DUT Carrières juridiques pour devenir secrétaire juridique.
- BTS comptabilité pour devenir secrétaire assistant·e.
Après plusieurs d’années d’expérience, le ou la secrétaire peut également évoluer vers un poste avec davantage de responsabilités comme assistant·e de direction.
À lire aussi : Comment devenir assistant-e administratif-ive ?
Travailler en tant que secrétaire au sein du Groupe SOS
Vous avez la volonté de bâtir une carrière au sein d’une structure engagée ? Vous recherchez un environnement de travail dynamique et bienveillant ? Rejoignez le Groupe SOS, acteur majeur de la cohésion sociale dans le monde. Nous regroupons 850 associations, entreprises sociales et établissements qui agissent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires. Pour nous accompagner dans nos missions, nous recrutons régulièrement des secrétaires.
