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Comment devenir assistante administrative / assistant administratif ?
Le travail administratif vous stimule ? Vous recherchez un métier où l’autonomie et la polyvalence priment ? Maillon essentiel des organisations, l’assistant·e administratif·ve exécute des tâches comptables et administratives variées.
Relancer des interlocuteurs, classer des dossiers, envoyer des factures… Il/elle assume un large éventail de responsabilités et apporte une aide précieuse et polyvalente à sa structure. Missions quotidiennes, compétences, formations, structures où travailler : tout ce qu’il faut savoir pour devenir assistant·e administratif·ve.
Quelles sont les missions de l’assistant·e administratif·ve ?
Garant du bon fonctionnement de son organisation, l’assistant·e administratif·ve jongle entre différentes tâches au quotidien. Pour ce professionnel, aucune journée ne se ressemble ! Exerçant pour le compte d’un.e dirigeant.e ou d’un ou plusieurs services, il/elle assure notamment :
La gestion comptable
Il/elle réalise des tâches de base en comptabilité. Parmi elles : la mise à jour de la saisie comptable, la création et le suivi des devis et factures, la participation aux audits financiers ou encore la vérification des éléments comptables (relevés bancaires, tableau de recettes, etc.).
La gestion administrative
Il/elle est chargé d’élaborer des déclarations fiscales et sociales, des fiches de paie et des notes de frais. Le traitement du courrier et des mails, la rédaction de documents administratifs ou juridiques (contrats, procès-verbaux), le classement et l’archivage des dossiers et la gestion des stocks et des fournitures sont d’autres missions qui lui sont confiées.
La gestion commerciale
Gestion des appels téléphoniques, organisation d’événements, planification des déplacements professionnels, gestion des plannings et réunions, accueil de visiteurs ou fournisseurs, traitement du SAV, etc. : à l’aide de plusieurs outils informatiques, il/elle (re)présente l’entreprise et assure des tâches de secrétariat.
Quels sont les diplômes et formations pour devenir aide-soignant·e ?
Pour assurer l’organisation d’une entreprise, l’assistant·e administratif·ve doit posséder une expertise et des connaissances dans le domaine de la gestion administrative. Une formation de 2 ans minimum est généralement préférable.
Plusieurs cursus existent pour accéder au métier :
- niveau BEP : BEP métiers des services administratifs ;
- niveau BAC : Bac Pro Gestion Administration, Certificat Assistant comptable ;
- niveau BAC+2 : BTS assistant de direction, BTS GPME (gestion de la petite et moyenne entreprise), BTS support à l’action managériale, BTS en secrétariat
- niveau BAC+3 : BUT GEA (gestion des entreprises et des administrations).
Ces formations se font généralement en alternance afin d’acquérir de l’expérience sur le terrain et de développer des compétences importantes.
Certaines structures tournées vers l’international valorisent la maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères. Pour augmenter sa valeur sur le marché du travail, obtenir des qualifications ou certifications particulières comme un diplôme d’anglais ou des compétences techniques spécifiques est un plus.
Les compétences et qualités requises pour ce poste
Pour mener à bien ses missions, l’assistant·e administratif·ve doit disposer de certaines compétences :
Organisation et polyvalence
Ce métier aux tâches variées nécessite d’être autonome et sur tous les fronts. Être méticuleux, méthodique et savoir prioriser les tâches est ainsi un point fort.
Connaissance de l’entreprise et de son secteur
Suivre les activités de l’organisation et maîtriser les termes du secteur (action sociale, éducation, agricole, industriel, immobilier, assurance, BTP, logistique, etc.) est indispensable.
Sens relationnel
Il faut présenter de solides compétences en communication écrite et verbale. Elles sont la clé pour assurer un accueil chaleureux et professionnel aux clients et visiteurs, travailler en collaboration avec son équipe et communiquer aisément avec les employés et dirigeants de l’entreprise.
Maîtrise des outils informatiques et du matériel de bureau
Dans ce métier, la polyvalence est le mort d’ordre ! La maîtrise des outils bureautiques (tableur, PowerPoint, traitement de texte), des outils collaboratifs (planning partagé, visioconférence…), ou encore des logiciels comptables et de gestion de projet est exigée par la plupart des employeurs.
Qualités rédactionnelles
Un esprit de synthèse, la maîtrise des techniques de prise de note et un bon niveau d’orthographe sont des compétences indispensables dans ce métier. Dans ses tâches quotidiennes, ce professionnel doit savoir rédiger de manière claire, concise et convaincante.
Discrétion
Il doit veiller à la protection des données et respecter une totale confidentialité.
Dans quelles structures exercer le métier d’assistant·e administratif·ve ?
L’assistant·e administratif·ve peut occuper un poste dans de nombreuses structures et secteurs d’activité. Parmi les lieux de travail les plus courants :
- les entreprises privées lucratives ;
- les associations ;
- les collectivités territoriales ;
- les établissements scolaires ;
- les sociétés de service ;
- les cabinets juridiques.
Rémunération et perspectives professionnelles
Le montant du salaire varie selon plusieurs facteurs comme l’expérience, la localisation de l’entreprise, le type de structure ou encore ses qualifications. Voici quelques estimations :
- entre 1 400 € et 1 800 € pour les débutants
- jusqu’à 2 500 € pour les confirmés
Cette rémunération ne prend pas en compte les primes, avantages et indemnités. Dans le secteur public, elle dépend du grade et de l’échelon de l’aide-soignant.
Devenir assistant·e administratif·ve, c’est faire un métier polyvalent, enrichissant et apportant beaucoup de satisfaction au quotidien. Chaque jour est l’opportunité d’apprendre et de développer ses connaissances. Grâce à ses compétences transversales, il peut se voir offrir plusieurs opportunités de carrière après quelques années d’expérience et se diriger vers des postes d’assistant·e commercial·e, d’assistant·e de direction ou de chef de service. Il est possible également de se spécialiser dans des domaines comme le secrétariat comptable ou la gestion locative.
À lire aussi : Comment devenir chef de service ?
Travailler en tant qu’assistant·e administratif·ve au sein du Groupe SOS
Envie de mettre vos compétences au service d’une structure engagée ? Vous rêvez d’exercer un métier en accord avec vos convictions ? Rejoignez-nous au sein du Groupe SOS. Leader de l’entrepreneuriat social en Europe, nous regroupons 850 associations, entreprises sociales et établissements qui agissent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.
Partout en France, nos structures recrutent des assistant·es administratif·ves pour les accompagner dans la réalisation de tâches administratives diverses et variées.
